Privacyverklaring OcTHO, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Tholen en de onder OcTHO ressorterende scholen
Ingangsdatum: 5 maart 2024
De scholen en het stafkantoor binnen OcTHO, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Tholen (OcTHO) nemen privacy serieus. In deze privacyverklaring leggen wij (OcTHO) uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd.
De scholen verwerken, beheren en beveiligen persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Zij bieden hun leerlingen een veilige leeromgeving. Het stafkantoor verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens van de medewerkers als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. OcTHO voldoet daarmee aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving stelt.
Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. Een goede en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens binnen de scholen het stafkantoor is daarvoor een randvoorwaarde.
Het privacyreglement van OcTHO en het beleid dat daaraan ten grondslag ligt voldoet aan de eisen die de AVG stelt.
Met dit reglement beoogt OcTHO ervoor zorg te dragen dat op de scholen en het stafkantoor van OcTHO de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt conform de AVG, sectorgedragscodes, sectorbeveiligingscodes en organisatie-specifieke (interne) regelingen.
Persoonsgegevens die wij verwerken
De scholen verwerken persoonsgegevens van leerlingen, en eventueel externe personen. Het stafkantoor verwerkt de persoonsgegevens van het personeel. Een deel van die persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkenen; bijvoorbeeld de NAW-gegevens via het inschrijfformulier voor leerlingen en bij het in dienst nemen van personeel. Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf, zoals voortgangsgegevens van de leerlingen en de gegevens over het functioneren van de medewerkers. Verder ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden. Meer informatie (betreft bijlage 1)
Waarom wij persoonsgegevens gebruiken
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren. Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om onderwijs te geven en leerlingen begeleiding te bieden. Persoonsgegevens van het personeel gebruiken wij om de arbeidsovereenkomst na de komen. Meer informatie (betreft bijlage 2)
De scholen en het stafkantoor nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling. Deze maatregelen zijn verankerd in ons veiligheidsbeleid.Meer informatie (betreft bijlage 3).
De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Gegevens van leerlingen verwijderen wij doorgaans twee jaar na uitschrijving. Voor personeel geldt hetzelfde, tenzij de school zich moet houden aan (een langere) bewaartermijn conform wetgeving. Meer informatie (betreft bijlage 4)
Deelt de school persoonsgegevens met derden?
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld het werken met (digitale) leermiddelen) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de school worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd.
De school maakt ook gebruik van clouddiensten waarbij gegevens op een server in het buitenland worden opgeslagen. Dit doen wij alleen als sprake is van een adequaat niveau van gegevensbescherming.
Wij kunnen uw persoonsgegevens in beperkte gevallen delen met derden. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, meer in het bijzonder het verzorgen van onderwijs en het bewaken van de kwaliteit van het onderwijs. Meer informatie (betreft bijlage 5).
Toestemming gebruik beeldmateriaal
De school moet u toestemming vragen om foto’s en video’s te delen of te publiceren. Alleen wanneer u expliciet toestemming heeft gegeven, mogen deze foto’s en video’s geplaatst worden. Daarnaast heeft u het recht om op elk moment uw toestemming in te trekken.
Op het inschrijfformulier wordt u toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal. U kunt deze toestemming op een later moment alsnog verlenen, intrekken of corrigeren via het oudercommunicatieportaal Parro, waar alle ouders toegang toe hebben.
Rechten in het kader van de privacy
Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens? Neem dan contact op met het schoolbestuur van OcTHO via m.brinkhuis@octho.nl, onze Privacy Officer via c.lalau@octho.nl, of rechtstreeks met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) via a.vanderwaal@swvgo.nl
Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze FG via de hiervoor genoemde contactgegevens. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens via (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens).
De vollidige privacyverklaring van OcTHO kunt u downloaden via deze link.
